Belegnummer / Belegnummerkreise

Buchhaltungsfragen, Fragen zu Steuerrecht, Bilanzierung, Sozialrecht etc.
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Peter_Schubert
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Belegnummer / Belegnummerkreise

Beitrag von Peter_Schubert »

Hallo zusammen!

Eine Frage an die Praktiker unter Euch - es geht um das Thema Organisationen der Buchführung, speziell Beleg-Ablage.

Ich habe verschiedene Belegnummernkreise.

Forderungen (Debitoren), Verbindlichkeiten (Kreditoren) und die Kassenbelege bilden eigene Belegnummerkreise, das heißt, sie werden separat abgeheftet und separat durchnummeriert.

Die entsprechenden Belegnummern erhalten zusätzlich noch ein F für Forderungen, ein VB für Verbindlichkeiten und ein B für Barbeleg.

Außerdem gibt es bei mir die "sonstigen Buchungen" (Privatentnahmen, Umbuchungen etc. etc.). Diese Buchungen werden ebenfalls fortlaufend nummeriert und erhalten ein SB für sonstige Buchung.

Sicher alles etwas aufwändig, aber ich möchte im Falle einer steuerlichen Außenprüfung dem Prüfer zumindest in diesem Bereich keine Angriffsfläche bieten.

Nun meine Frage: neben den oben genannten Belegen gibt es natürlich noch weitere Belege, die sich nicht unter ungenannten Kreisen subsumieren lassen.

So zum Beispiel betrieblich bedingte Kosten, die direkt über das Bankkonto laufen beziehungsweise direkt abgebucht und daher nicht als Kreditore erfasst werden.

Wenn ich zum Beispiel für 30 EUR Briefmarken kaufe, diese mit EC Karte bezahle wird dieser Vorgang nicht kreditorisch gebucht, sondern der Beleg wird direkt an den entsprechenden Kontoauszug des Bankkontos geheftet. Natürlich kommen die üblichen Angaben wie Buchungssatz, Datum der Buchung etc. auf den Beleg.

Nun meine Frage:

Welche Belegnummer vergebt ihr in diesem Falle einem solchen Beleg?

Sollten derartig abgeheftete Belege auch einen eigenen Belegnummernkreis bilden? Also auch fortlaufend nummeriert und separat abgeheftet etc.?? Macht wohl keinen Sinn, oder?

Oder verwendet Ihr bei der EDV-Buchung als Belegnummer eine schon auf dem Beleg vorhandene Nummer, zum Beispiel Rechnungsnummer oder ähnliches....

Was haltet Ihr davon, derartige Belege mit einer Belegnummer zu versehen, die auf den jeweiligen Kontoauszug (dort wird der Beleg ja abgeheftet) verweisen?

Also z.B. Belegnummer KA23/3 bedeutet: Kontoauszug Nummer 23 Blatt 3 (da, wo die Abbuchung ersichtlich ist und der Beleg abgeheftet wurde...)

Dazu wird in der EDV Erfassung natürlich noch kurz getextet.

Macht eine solche Vorgehensweise sind? oder sollten derartige Belege überhaupt keine Belegnummer erhalten beziehungsweise nicht mit einer solchen in der EDV erfasst werden?

Wie macht Ihr das? Habt Ihr schon Erfahrungen bei Betriebsprüfungen in diesem Bereich?

Es geht mir bei meiner Frage nur darum zu erfahren, wie es andere in der Praxis machen.

Dass es für meine Frage keine gesetzliche Vorschrift gibt und letztlich niemand das System vorschreiben kann (Hauptsache, es ist für einen Dritten nachvollziehbar) ist mir vollkommen klar...

Schon jetzt vielen Dank für die sicher wieder vielen Antworten........ Danke!

Gruß

Ulli
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Beitrag von Ulli »

Hallo,

wenn die Bücher so geführt werden, dass bspw. sämtliche Belege des bargeldlosen Verkehrs hinter den entsprechenden Buchungsbeleg (Kontoauszug, Kreditkartenabrechung etc.) geheftet werden und in der EDV die Buchung der Bank mit Kontoauszugsnummer erfolgt, ist der Zusammenhang zwischen Abbuchung und Beleg ohne weiteres gegeben. Die Kontoauszüge bilden mE durch ihre Nummerierung auch eine "Art" Buchungskreis.

Auf den einzelnen Belegen zu vermerken, wann sie wo gebucht worden sind, ist sicherlich die "hohe buchhalterische Kunst", erfahrungsgemäß aber nicht zwingend notwendig. Im Falle einer BP werden in den meisten Fällen eine Prüfungs-CD verlangt und nach verschiedenen Verfahren Zahlenhäufigkeiten bestimmt, die ggf. Nachprüfungen erfordern. Eine Prüfung des Buchungsvermerkes ist in diesem Fall gar nicht möglich.

Sollten bestimmte Belege angefordert werden, ist ein angebrachter Buchungsvermerk für die schnellere Zuordnung hilfreich. Dass sich ein Prüfer dafür interessiert, glaube ich nur für den Fall, wenn sich Buchungsvermerke und tatsächliche Zuordnung widersprechen und der Beamte von einer nicht ordnungsgemäßen Buchführung ausgehen muss.

Ulli

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