ordnungsgemäße Kassenführung

Buchhaltungsfragen, Fragen zu Steuerrecht, Bilanzierung, Sozialrecht etc.
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Jochen Weber
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ordnungsgemäße Kassenführung

Beitrag von Jochen Weber »

Hallo zusammen!

Kann mir jemand helfen? Es geht um das Thema "Kassenbuchführung", ein Thema, was sicher in der Praxis sehr unterschiedlich gehandhabt wird. Ich würde gerne wissen, wie man gewisse Geschäftsvorfälle theoretisch akademisch korrekt bucht, wie man es also ganz richtig macht. Ich benötige also keine Antworten, wie man es praktisch handhaben könnte oder wie man es in der Praxis macht, sondern wie gesagt wie es eigentlich richtig wäre...

Die GoB ´s hinsichtlich einer korrekten Kassenbuchführung sind mir bekannt, tägliche Aufzeichnung der Geschäftsvorfälle, Kassensturzfähigkeit, keine nachträgliche Möglichkeit der Veränderung der Aufzeichnungen etc. etc. - all das ist mir bekannt.

Die Eckdaten unseres Unternehmens: OHG, drei Gesellschafter, Handel mit Textilien, eine Geschäftskasse (tatsächlich in Form einer Geldkassette im Büro vorhanden), in der Finanzbuchhaltung ein Konto 1000 für diese Kasse.

Das Kassenbuch wird mit Excel geführt, sicher ein Umstand, den ein pingeliger Prüfer wegen der Möglichkeit einer nachträglichen Veränderung von Daten angreifen könnte, dies ist mir vollkommen bewußt. Wir haben aber so gut wie nie Bareinnahmen, vielleicht zweimal im Quartal, ansonsten werden über die Kasse nur Ausgaben wie Wareneinkauf (wir kaufen hauptsächlich bei Restposten-Börsen bzw. Messen, dort wird Ware grundsätzlich immer bar bezahlt) und das ansonsten übliche wie Büromaterial etc. getätigt. Die bar abgewickelten Geschäftsvorfälle sind also in ihrer Struktur her sehr übersichtlich.

Bisher gab es keine Probleme. Es wurden sämtliche Barbelege immer am gleichen Tag des Geschäftsvorfalls im Büro beziehungsweise der Buchhaltung eingereicht und im entsprechenden Datum als Ausgabe im Kassenbuch und dann später auf dem Konto der Finanzbuchhaltung erfaßt.

Nun meine Frage: jede Ausgabe der Kasse muß im Kassenbuch erfaßt werden und zwar mit dem Datum, an dem der Kassenbestand gemindert wird.

Wie wird folgender Sachverhalt buchhalterisch korrekt erfaßt?

Ein Gesellschafter entnimmt sich am Montag 1000 EUR aus der Kasse, Kassenbestand natürlich vorhanden beziehungsweise weiterhin positiv. Er kauft aber nicht am gleichen Tage die Ware, sondern erst am Mittwoch für z.B. 700 EUR auf einer Geschäftsreise und kehrt am Freitag ins Büro zurück und übergibt der Buchhaltung Belege über Wareneinkauf über 700 EUR, datiert auf den Mittwoch und die noch vorhandenen 300 EUR als Bargeld wieder zurück.

Frage eins: muß am Montag die Ausgabe der Kasse über 1000 EUR als Ausgabe (natürlich nicht als steuermindernde Betriebsausgabe, sondern als Ausgabe generell) in das Kassenbuch eingetragen werden? Wird der Kassenbestand durch diese "Ausgabe" gemindert? Oder ist der Kassenbestand das, was in der Geldkassette im Büro zuzüglich des betrieblichen Bargeldes, was der Gesellschafter am Montag aus der Kasse genommen hat? Wenn der Kassenbestand sich aus diesen beiden Teilbeträgen zusammensetzt, dann liegt ja keine Minderung des Kassenbestandes vor, nur der Bargeldbestand im Büro wird ja gemindert...

Der Gesellschafter entnimmt also Geld nicht für private Zwecke oder als Darlehen, sondern weil er sich auf Geschäftsreise begibt und auf dieser Ware einkaufen möchte. Ist diese Geldentnahme des Gesellschafters aus der Kasse in irgendeiner Weise zu erfassen? Wenn ja, wäre die Rückgabe der verbleibenden 300 EUR am Freitag wieder in die Geldkassette des Büros zurück ja ebenfalls eine Einnahme der Kasse, welche als solche im Kassenbuch zu erfassen wäre...

Frage hört sich sicherlich vielleicht etwas merkwürdig an, ist es aber bei näherer Betrachtung sicher nicht. Noch einmal, es geht mir nicht darum, wie man dies in der Praxis macht, da kann man sicher tricksen, erst recht, wenn man mit Excel arbeitet..

Es geht mir hier wirklich darum, was theoretisch richtig wäre...

Schon jetzt 1000 Dank für Hilfen...

Gruß aus Krefeld

Uwe Schellscheidt
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Beitrag von Uwe Schellscheidt »

Hallo Herr Weber,

Sie wollen eine akademisch richtige Lösung, daher bitte nicht über folgende Lösung schmunzeln.

Es gibt also den Kassenbestand im Büro, den ich mal mit Kasse 1 bezeichnen möchte. Wenn nun der Geschäftsführer nur mit einem Teilbetrag dieser Kasse auf Reise geht, dann entsteht dadurch wohl die Reisekasse, die ich mal mit Kasse 2 bezeichnen möchte.

In Ihrem Beispiel ergäben sich die folgenden Buchungen:
per Kasse 2 an Kasse 1 € 1000
per Wareneinkauf (und Vorsteuer) an Kasse 2 € 700
per Kasse 1 an Kasse 2 € 300

Die praktische Lösung sähe bei mir allerdings anders aus.

Gruß aus Krefeld nach Krefeld
Uwe Schellscheidt
Mit freundlichen Grüßen vom Niederrhein
Uwe Schellscheidt

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